Документы и архив
@id631815224338_biz
⚙️ Коллеги, а теперь давайте соберем систему учета документов в архиве в одно целое.
Мы уже разобрали, из чего она состоит, посмотрели учетные документы в виде связок, одну за другой. Теперь попытаемся посмотреть целиком, что за чем идет и из чего вытекает.
1️⃣Все начинается с номенклатуры дел. Важно: с закрытой номенклатуры дел. В ней мы видим, сколько единиц хранения каждого дела поступит в архив.
2️⃣ Дела передаются в архив по сдаточным описям. В сдаточных описях мы должны встретить именно то количество единиц хранения каждого дела, которое видели в закрытой НД.
3️⃣ Из сдаточных описей мы собираем архивные описи. Вот буквально складываем из нескольких «сдаток» один годовой раздел и переносим в него те единицы хранения, которые нам передали.
4️⃣ При каждом приеме документов (а также при каждом выбытии) мы делаем запись в Книгу учета поступления и выбытия дел. Записи о приеме делаются на основе сдаточных описей!
5️⃣ Потом делаем запись в листе фонда. О поступлении документов записи в лист фонда вносятся на основе архивных описей (годовых разделов). Тут же выдается общее количество и его динамика. Прочие, гораздо более редкие ситуации (выбытие документов, поступление неописанных документов) фиксируются в листе фонда на основе записей в Книге учета.
❗️Нюанс:
Учету подлежат только документы ПСХ, 10+, по личному составу (то, что хранится ДОЛГО). Документы со сроками до 10 лет включительно мы, так и быть, допускаем в архив, но не в систему учета!
Если вы еще не забрали мою бесплатную Карту учета документов в архиве, то сделайте это, начните с нее. В ней гораздо подробнее рассказывается о каждом учетном документе: для чего он нужен, где взять форму и что именно в нем фиксируется.
🧑💻 Дополнительно в Карте есть небольшой тест для оценки каждого учетного документа. Ключ к тесту очень простой: там, где «да», все хорошо. Любой другой ответ – точка роста для документа. Надо сделать так, чтобы было «да».
Если у вас установлено приложение,
вы можете сразу перейти в канал
вы можете сразу перейти в канал