Ministry of bots | Автоматизация заявок и процессов
ПРАЙС В EXCEL, ОСТАТКИ В 1С, КЛИЕНТЫ В CRM. ЧТО МЕШАЕТ ВСЁ ЭТО НОРМАЛЬНО АВТОМАТИЗИРОВАТЬ?
Carbon Underwriting работает на страховом рынке Lloyd’s of London.
Компания столкнулась с тысячами Excel-файлов разной структуры. После приведения данных к общей модели обработка сократилась с дней до часов, а подготовка отдельных отчётов — с часов до минут. По данным кейса Google Cloud, более 75% операций стали проходить без ручного вмешательства на промежуточных этапах.
Для малого бизнеса масштаб другой. Проблема знакомая.
Представьте оптовую компанию.
Прайс хранится в Excel.
Остатки — в 1С.
Клиенты — в CRM.
Менеджер ведёт свою таблицу.
Часть договорённостей остаётся в Telegram.
Чтобы ответить на обычный запрос клиента, сотрудник открывает несколько окон, сверяет данные, проверяет остаток, ищет актуальную цену и вручную собирает расчёт.
Каждое действие занимает несколько минут.
Когда таких запросов сотни, эти минуты превращаются в часы ручной работы.
И здесь появляется главный вопрос:
ГДЕ БРАТЬ АКТУАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ?
Где хранится актуальная цена?
Где смотреть правильный остаток?
Где фиксируется статус заказа?
Где обновляются данные клиента?
Что делать, если информация в двух местах отличается?
Для небольшой компании важно заранее определить, какому источнику верить по каждому типу данных.
Например:
по остаткам — 1С;
по клиенту — CRM;
по цене — утверждённому прайсу.
Тогда дальнейшую автоматизацию уже можно строить на понятных правилах.
Следующая проблема — ручной перенос информации между разными программами и файлами.
Сотрудник копирует данные, сверяет значения, проверяет обязательные поля и собирает итоговый результат.
Часть таких действий можно снять с человека: данные могут подставляться автоматически, обязательные поля — проверяться, изменения — фиксироваться, а следующий шаг — запускаться без ручного напоминания.
Особенно хорошо проблема становится видна при росте.
Пока компания обрабатывает 100 заказов в неделю, ручные операции ещё можно терпеть.
А что произойдёт при 300?
Если вместе с количеством заказов приходится почти так же быстро увеличивать количество людей, которые переносят данные и делают проверки, значит процесс плохо выдерживает рост.
Хороший тест простой:
ЧТО ПРОИЗОЙДЁТ С ЭТИМ ПРОЦЕССОМ, ЕСЛИ ОБЪЁМ РАБОТЫ ВЫРАСТЕТ ВТРОЕ?
Для начала возьмите один участок, где сотрудники постоянно работают с Excel, CRM или 1С, и ответьте на пять вопросов:
1. Сколько файлов и программ участвует?
2. Какие данные сотрудники переносят вручную?
3. Где хранится актуальная версия каждого типа данных?
4. Какие проверки повторяются каждый раз?
5. Что должно произойти после обработки информации?
Очень часто уже после этих пяти вопросов становятся видны первые кандидаты на автоматизацию.
На диагностике я разбираю именно такие участки: где данные расходятся, что сотрудники делают вручную, какие правила находятся только в их голове и что стоит привести в порядок первым.
После этого уже понятно, что можно убрать, упростить или автоматизировать.
И вопрос собственнику:
ЕСЛИ ЗАВТРА ЗАКАЗОВ СТАНЕТ ВТРОЕ БОЛЬШЕ — КАКОЙ ПРОЦЕСС ПЕРВЫМ НАЧНЁТ ТОРМОЗИТЬ ИЗ-ЗА EXCEL, РУЧНОГО ПЕРЕНОСА ДАННЫХ И ПРОВЕРОК?
Возможно, именно его стоит систематизировать до того, как рост превратит проблему в аврал.
Источник: Google Cloud Customer Story — Carbon Underwriting. Показатели приведены по данным Carbon и Google Cloud. Если у вас установлено приложение,
вы можете сразу перейти в канал